Operatore segretariale
Organizza e gestisce attività di segreteria nei diversi aspetti tecnici, organizzativi e tecnologici.
L’Operatore Segretariale svolge attività di supporto amministrativo e organizzativo all’interno di uffici pubblici e privati. Gestisce la comunicazione di base con utenti e fornitori, cura l’accoglienza, l’agenda e la protocollazione dei documenti, effettua semplici operazioni di archiviazione e utilizza strumenti informatici per la redazione di testi, tabelle e comunicazioni. Collabora con il personale amministrativo per garantire ordine, continuità operativa e corretto flusso delle informazioni.
Chi è l’operatore segretariale?
L’Operatore Segretariale è una figura professionale essenziale per il buon funzionamento di uffici pubblici e privati, capace di garantire ordine, continuità e precisione nelle attività quotidiane di segreteria. Svolge compiti di supporto amministrativo e organizzativo, gestendo l’accoglienza degli utenti, la comunicazione di base con clienti e fornitori, la protocollazione dei documenti e la cura dell’agenda di ufficio. Grazie a una solida familiarità con gli strumenti informatici, redige testi, tabelle, comunicazioni interne ed esterne, contribuendo alla gestione efficace dei flussi informativi.
Questa figura professionale rappresenta un punto di riferimento operativo per il personale amministrativo: collabora nella gestione dell’archivio, supporta la preparazione di documenti e modulistica, monitora scadenze e attività ricorrenti, assicurando che ogni procedura venga svolta con puntualità e secondo le indicazioni dell’organizzazione. L’Operatore Segretariale unisce capacità relazionali e organizzative, dimostrando attenzione al dettaglio, riservatezza e capacità di lavorare in team.
Grazie alla sua versatilità, può inserirsi in contesti molto diversi tra loro, portando un contributo concreto alla qualità del servizio e alla fluidità delle attività d’ufficio. È una figura ideale per chi desidera lavorare in ambienti dinamici, a contatto con il pubblico e con responsabilità operative che richiedono precisione, affidabilità e spirito collaborativo.
Che genere di competenze acquisisce?
Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza.
Conoscenze
- Normativa regionale, nazionale e comunitaria in materia di sistema haccp
- Procedure di controllo delle fasi di produzione degli alimenti
- Tipologie di documenti da predisporre per la registrazione delle attività
- Tipologie di rischio associate alla produzione degli alimenti
- Tipologie di sistemi di monitoraggio del processo di produzione di un alimento
Abilità/capacità
- Definire i limiti di accettabilità per assicurare che ogni punto critico sia sotto controllo
- Definire un sistema di monitoraggio per il controllo dei punti critici (test, osservazione, ecc.)
- Dimostrare di aver preso tutte le ragionevoli precauzioni per garantire la sicurezza degli alimenti
- Gestire la documentazione a supporto del processo di controllo attuato
- Identificare i pericoli potenziali associati alla produzione di un alimento
- Identificare le fasi da controllare per eliminare o minimizzare il rischio
- Stabilire modalità di verifica per confermare che il sistema stia funzionando
- Definire le azioni da intraprendere a fronte di situazioni di “fuori controllo”
Cura delle funzioni di segreteria.
Conoscenze
- Elementi di amministrazione aziendale
- Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
- Tecniche di pianificazione
- Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
- Tecniche di time management
- Tecniche di scheduling
- Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze
Abilità/capacità
- Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
- Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
- Provvedere all’organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)
- Curare l’agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
- Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
- Provvedere all’organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Effettuare il supporto operativo all’organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio.
Conoscenze
- Elementi di amministrazione aziendale
- Elementi di organizzazione aziendale
- Modulistica di tipo bancario e assicurativo
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Applicazioni informatiche per l’attivita’ d’ufficio
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell’attivita’ di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
Abilità/capacità
- Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
- Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
- Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Utilizzare le apparecchiature a supporto dell’attivita’ di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
Quali sono i principali sbocchi lavorativi?
L’Operatore Segretariale può inserirsi in uffici pubblici e privati, studi professionali, aziende di servizi, enti del terzo settore e realtà che richiedono supporto amministrativo di base. Trova impiego nelle attività di front office, accoglienza, gestione dell’agenda, protocollazione e archiviazione dei documenti, contribuendo al corretto funzionamento dei flussi informativi. Può operare in segreterie generali, uffici amministrativi, sportelli al pubblico e servizi di back office, svolgendo compiti organizzativi e di supporto operativo. Le competenze acquisite gli permettono di lavorare in contesti dinamici e strutturati, con possibilità di crescita verso ruoli amministrativi più avanzati.
Ripartizione delle ore del percorso
| Unità formative | Durata percorso |
|---|---|
| Key competence | 20 |
| Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza | 40 |
| Cura delle funzioni di segreteria | 40 |
| Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio | 40 |
| Tirocinio curriculare + laboratorio | 60 |
| Totale ore | 200 |