Segretario coordinatore amministrativo
Figura di interfaccia tra gli organi direttivi e le aree amministrativo-contabili di un’azienda pubblica o privata.
Il Segretario Coordinatore Amministrativo gestisce e organizza attività amministrative, documentali e di segreteria all’interno di enti pubblici, aziende e organizzazioni complesse. Cura la comunicazione interna ed esterna, coordina flussi informativi, archiviazione e protocollazione, supporta la pianificazione delle attività e garantisce il rispetto delle procedure amministrative. Utilizza strumenti digitali per la gestione documentale, la redazione di atti e la programmazione operativa, collaborando con dirigenti, uffici e servizi per assicurare efficienza, precisione e continuità organizzativa.
Chi è il segretario coordinatore amministrativo?
Il Segretario Coordinatore Amministrativo è una figura chiave per il buon funzionamento di uffici, enti pubblici, aziende e organizzazioni complesse. Gestisce e organizza attività amministrative e di segreteria con un approccio strutturato, garantendo ordine, precisione e continuità operativa. Si occupa della redazione, protocollazione e archiviazione dei documenti, coordina i flussi informativi tra i diversi uffici e cura la comunicazione interna ed esterna, assicurando che ogni informazione sia correttamente gestita e trasmessa.
Questa figura professionale utilizza strumenti digitali avanzati per la gestione documentale, la produzione di atti amministrativi, la pianificazione delle attività e il monitoraggio delle scadenze. Supporta dirigenti e responsabili di area nella programmazione operativa, contribuendo all’organizzazione delle riunioni, alla preparazione di report e alla gestione delle priorità. Grazie alla sua capacità di coordinamento, facilita il lavoro dei team e garantisce il rispetto delle procedure amministrative e delle normative vigenti.
Il Segretario Coordinatore Amministrativo unisce competenze tecniche e relazionali: sa comunicare in modo efficace con colleghi, utenti e fornitori, gestisce situazioni complesse con professionalità e rappresenta un punto di riferimento affidabile per l’intera struttura. La sua presenza è essenziale in contesti che richiedono rigore organizzativo, capacità di problem solving e una gestione accurata dei processi amministrativi.
Che genere di competenze acquisisce?
Collaborazione nella gestione degli aspetti organizzativi aziendali interni ed esterni.
Conoscenze
- Tecniche di time management
- Modello organizzativo aziendale: funzioni, ruoli e responsabilità
- Direttive, delibere, regolamenti, procedure ed ordini di servizio aziendali
- Linee etiche aziendali
- Tecniche di scheduling e gestione dell’agenda di lavoro
- I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
- Documentazione aziendale interna (report, verbali, ordini di lavoro, circolari, ecc..)
- Tecniche di verbalizzazione
- Tecniche di gestione banche dati aziendali
- Applicativi gestionali: caratteristiche e funzionalità
- Tecniche e strumenti per la gestione delle relazioni e comunicazioni scritte e verbali interne ed esterne all’azienda
Abilità/capacità
- Gestire l’interfaccia utente dei sistemi digitali (rete aziendale, drive, cloud, …) per la condivisione di dati e documenti tra i reparti aziendali
- Gestire le comunicazioni esterne con diverse tipologie di interlocutori (Enti pubblici e privati, clienti, fornitori, consulenti, ecc..)
- Gestire le banche dati aziendali di contatti esterni all’azienda (fornitori, collaboratori, consulenti, etc..)
- Predisporre e trasmettere gli ordini di servizio per l’affidamento al personale interno di compiti e responsabilità, secondo le indicazioni degli organi di direzione
- Assistere la direzione nella redazione di verbali, atti formali, delibere e circolari informative, provvedendo alla trasmissione agli interessati
- Organizzare riunioni con gli organi di direzione e con i responsabili delle articolazioni organizzative interne
Collaborazione nella stesura di bandi di gara d’appalto per l’acquisizione di forniture.
Conoscenze
- Tecniche di disegno grafico libero e computerizzato
- Elementi di colorimetria
- Elementi di comunicazione visiva
- Elementi di grafica creativa
- Criteri di organizzazione dello spazio e dei colori
- Software di computer grafica
- Elementi di geometria piana e solida
- Prospettiva e teoria delle ombre per la creazione di illustrazioni e immagini
Abilità/capacità
- Acquisire la richiesta di acquisto proveniente dalle unità organizzative aziendali verificando la presenza di tutti gli elementi necessari all’avvio della procedura di acquisto (es. descrizione dettagliata del bene/servizio da acquisire, centro di costo, indicazione spesa presunta, etc.)
- Preparare la documentazione utile alla richiesta di preventivo ad una selezione di fornitori presenti nell’albo fornitori, indicando gli elementi essenziali (es. descrizione del materiale/servizio da acquisire, quantità, etc.)
- Verificare l’avvenuta pubblicazione degli atti di gara sul portale aziendale
- Raccogliere la documentazione pervenuta, accertandosi della correttezza delle modalità di invio e della completezza dei dati/documenti richiesti
- Supportare la commissione nelle procedure di valutazione delle offerte (es. caratteristiche del servizio / bene offerto, prezzo, completezza dell’offerta, risposta ai requisiti richiesti, etc.)
- Supportare gli uffici/strutture competenti nella predisposizione della documentazione/disciplinare di gara
- Coordinarsi con gli uffici di competenza per la stesura dei contratti di fornitura, accertandosi della regolarità formale e contenutistica (es. apposizione firma digitale, rispetto delle norme di riferimento, registrazione etc.)
Supporto alle operazioni di chiusura del bilancio d’esercizio.
Conoscenze
- Sistemi di reportistica aziendale
- Tecniche di gestione e conduzione dei gruppi
- Elementi di diritto civile
- Metodologie e strumenti di contabilita’ generale e analitica
- Elementi di Bilancio civilistico
- Elementi di Bilancio consolidato
- Le scritture di assestamento (principio di competenza economica; scritture di completamento; scritture di integrazione; scritture di rettifica; scritture di ammortamento)
- Indici e riclassificazioni
- Applicativo gestionale e contabile aziendale
- Normativa civilistica e fiscale, nazionale ed europea, in tema di tenuta contabile e di bilancio d’esercizio
- Adempimenti fiscali
- Il metodo della partita doppia: scritture, strumenti ed applicazioni
- Caratteristiche e funzionalità degli applicativi amministrativi e contabili
- Procedure e strumenti di archiviazione digitale
Abilità/capacità
- Utilizzare software contabilità
- Raccogliere la documentazione tra i reparti amministrativi e contabili, utili alla redazione del bilancio d’esercizio e trasmetterla agli uffici competenti
- Collaborare all’analisi integrata dei dati per valutare la correttezza della tenuta contabile aziendale
- Individuare eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati
- Collaborare alla redazione del bilancio d’esercizio, predisponendo le tabelle delle voci di costo ed altri dati, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali
- Curare l’archiviazione (digitale e cartacea) di pratiche di natura amministrativa e societaria
- Gestire i rapporti con Enti e soggetti esterni (es. consulenti, Agenzia delle Entrate, Istituti previdenziali, ecc.) per la trasmissione di tutti i dati amministrativi connessi all’attività ordinaria aziendale
- Utilizzare documenti e sistemi di reportistica aziendale per la comunicazione dei dati agli organi direttivi
Quali sono i principali sbocchi lavorativi?
Il Segretario Coordinatore Amministrativo trova collocazione in enti pubblici, aziende private, studi professionali, organizzazioni del terzo settore e strutture complesse che richiedono una gestione organizzata dei processi amministrativi. Può operare negli uffici di segreteria, nei servizi amministrativi, nelle direzioni generali e nelle aree dedicate alla gestione documentale, al coordinamento operativo e alla comunicazione interna. La figura è richiesta in contesti che necessitano di competenze avanzate nella gestione di procedure, flussi informativi, archiviazione digitale e supporto organizzativo, con possibilità di crescita verso ruoli di responsabilità amministrativa e coordinamento d’ufficio.
Ripartizione delle ore del percorso
| Unità formative | Durata percorso |
|---|---|
| Key competence | 20 |
| Competenze digitali di base | 40 |
| Collaborazione nella gestione degli aspetti organizzativi aziendali interni ed esterni | 50 |
| Collaborazione nella stesura di bandi di gara d’appalto per l’acquisizione di forniture | 50 |
| Supporto alle operazioni di chiusura del bilancio d’esercizio | 50 |
| Tirocinio curriculare + laboratorio | 90 |
| Totale ore | 300 |